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Platform for Inter*national Student Mobility

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About PIM

PIM offers higher education institutions and students a digital platform for recognition of credits from national and international student mobility.

A first version of PIM, with core functions such as module database, recognition workflow and recognition history, was completed in April 2021.

Currently, PIM is being further developed for productive use. Roll-out has started for partner HEIs of the PIM-Project.

What’s in it for HEIs?​

  • digital procedure for the recognition of transfer credits
  • optional: the connection to own SIS, for an automatic data transfer
  • using PIM reduces the effort for developing internal, HEIs specific solutions
  • using PIM reduces the effort for developing internal, HEIs specific solutions
  • using PIM reduces the effort for developing internal, HEIs specific solutions

What’s in it for students?

  • central access to all recognition procedures
  • single storage of own data and documents
  • independent data administration and control over processes
  • immediate delivery of the documents to the HEIs

Added-Value, In General

  • complete application documents
  • common database of previous recognitions, for all HEIs connected to PIM
  • transparency of the processing status
  • digital credentials​
  • reduction of processing time and effort​
PIM Videos
From project to productive operation

The PIM project started in May 2020. A Minimum Viable Product (MVP), accomplished by April 2021, enables the digital recognition of transfer credits.

Currently, rollout at the partner HEIs has started. Further development of the interfaces to the student information systems is underway.

From mid-2023, further HEIs will be able to use PIM.

The PIM recognition workflow​

The configurable workflow for recognition after a mobility period is one of the central components of PIM, along with the recognition history.

A scheme of the IT architecture is available HERE.

Milestones​ towards productive use
PIM MVP: conception + validation phase

05/2020 to 03/2022
  • Basic infrastructure: module database and EMREX import/export
  • Basic functions: recognition workflow and recognition history
  • First pilot use
Rollout for network HEIs

09/2022 bis 08/2023
  • Extension and stabilisation of the workflow
  • Additional use cases/new functionalities
  • Experiences from rollout at network HEIs
Rollout for all

09/2023 bis 09/2024
  • Grade conversion and mobility software
  • Stable support infrastructure
  • Continuous rollout
Project Partner​s
Partner Higher Education Institutions​
  • RWTH Aachen
  • HS Aalen
  • TU Berlin
  • FH Dortmund
  • Uni Göttingen
  • HS Osnabrück
  • TH Lübeck
  • TU München

  • associated partners
  • Alanus HS
  • FH Bielefeld
  • TU Darmstadt
  • Uni Potsdam
Student Information Systems​
  • CampusCore
  • CAMPUSonline
  • Datenlotsen
  • FlexNow
  • HISinOne
further partners
  • GWDG
  • Paravo GmbH
campusonline
datenlosten
HISin On
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Flexnow_orange_Druck
Use Cases

The MVP implements the following Use Cases:

Transcript of Records
Transfer by EMREX-Import​
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Recognition
workflow​
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Import of recognition
data in SIS​
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EMREX-Export
from SIS​
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Central module
database​
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Database of previous
recognitions​
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Dashboard
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Standard exports​
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eID usage​
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News
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Documentation

A selection of PIM contributions at various conferences and HEI digitization events is available below:

PIM Wiki

PIM is the result of the cooperative efforts made by all project partners. Throughout more than 30 workshops, they worked on defining requirements, concepts, scenarios for the PIM use cases. The knowledge created through this digital cooperation is documented in an open Wiki.

PIM and the Digitalisation​

A successful implementation can only be reached by closely networking with further national and international partners.

National level​
  • XHochschule: the common goal is the implementation of the OnlineZugangsGesetz (OZG) in the area of higher education
  • DAAD – connection through partner projects:
    • International Mobility and Cooperation Digital (IMKD), especially the project liveSciences³ at the University of Göttingen
    • Digital Campus
  • SfH, Stiftung für Hochschulzulassung – Foundation for Academic Admissions
  • Bundesdruckerei BDR
  • HEI International Offices
International level​

Glossary​

  • EBSI – European Blockchain Services Infrastructure
  • EDCI – Europass Digital Credentials Infrastructure
  • EDSSI – European Digital Student Service Infrastructure
  • eIDAS – Electronic Identification, Authentication and Trust Services
  • EMREX – network for standardized data exchange
  • ELMO – data standard in the EMREX-network
  • ESCI – European Student Card Initiative
  • ESSIF – The European Self-Sovereign Identity Framework
  • EWP – Erasmus Without Paper
  • FIM – Föderales Informationsmanagement
  • MVP – Minimum Viable Product
  • OLA – Online Learning Agreement
  • OZG – Onlinezugangsgesetz (Online Access Law)
  • SDG – Single Digital Gateway

Newsletter

Contact

Gerald Lach
lach@math.tu-berlin.de

Wolfgang Radenbach
wolfgang.radenbach@uni-goettingen.de

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1.1
Steuerung des EMREX-Import

Mit dem ersten Use Case in der konkreten Umsetzung des PIM können Studierende validierte Unterlagen zu Studienleistungen auf die Plattform übertragen. Weiterhin können sie die Daten für zuständige Hochschulmitarbeitende zur Ansicht für eine Anerkennung freigeben, auch wenn eine Anbindung zu einem CaMS nocht nicht aktiviert wurde.

Die Bildungseinrichtungen, an denen die Leistungen erworben wurden und diejenigen, die Studienleistungen anerkennen sollen, müssen als Vorbedingung an dem internationalen EMREX-Netzwerk teilnehmen.

Die Daten können als Grundlage für einen Anerkennungsworkflow (Use Case 1.2) dienen.

1.2
Anerkennungs-
workflow

Aufbauend auf die Übertragungsfunktionen wird ein Workflow umgesetzt, mit dem Studierende und Hochschulmitarbeitende drei Hauptschritte elektronisch vornehmen können:

– Beantragung der Anerkennung durch den Studierenden

– Bearbeitung des Antrags durch die Hochschulen und Anpassungen bei Bedarf

– Entscheidung über die Anerkennung

Hochschulmitarbeitende erhalten in einem jeweils hochschuleigenen Servicebereich innerhalb von PIM Zugriff auf die Daten, für deren Bearbeitung sie zuständig sind. Hierbei kann nach Fertigstellung des MVP auf die Modulinformationen und auf die Anerkennungshistorie zugegriffen werden. Die Implementierung und Nutzung ist bereits ohne diese Verknüpfung möglich.

Dieser Use Case implementiert Teile des Use Case “Studienplatzwechsel”, eine Leika-Leistung im Rahmen der xHochschule-OZG-Standardisierung.

1.3
Anerkennungs-
import in CaMS

Die anerkannten Leistungen (Use Case 1.2) werden elektronisch über einen Webservice oder über eine CaMS-Schnittstelle in die Prüfungsdatenbank der jeweiligen Hochschule übertragen. Ziel ist ein reibungsloser automatischer Import, beginnend bei der exportierenden Hochschule, über den Anerkennungsprozess in PIM, bis zur Ablage im importierenden CaMS.

2.1
EMREX-Export aus CaMS

Studienleistungen können aus dem CaMS über das Datenaustauschnetzwerk EMREX in PIM exportiert werden. Die Daten werden in das standardisierte Format ELMO übertragen und signiert. Zunächst werden Nachweise einzelner Leistungen exportierbar sein, perspektivisch auch Zeugnisse.

Mit dem EMREX-Standard sind Studienleistungen von Studierenden sowohl in das Gesamtsystem übertragbar, als auch zu anderen Hochschulen, die über die entsprechende Importschnittstelle verfügen.

3
Zentrale Modul-
datenbank

Die Moduldatenbank unterstützt den Anerkennungsprozess und den Austausch von Studiengangsinformationen zwischen Hochschulen. Für Studierende bietet sie Orientierung bei der Hochschulwahl und bei der Planung eines Auslandsaufenthaltes.

Die Hochschulen können über Schnittstellen zwischen ihrem CaMS und PIM automatisiert alle nötigen Informationen bereitstellen und aktualisieren, wenn diese elektronisch und in einem strukturierten Format vorliegen. Sofern die Studiengangsinformationen noch nicht automatisch übertragen werden können, besteht für die Hochschule die Möglichkeit, regelmäßig ihre Modulbeschreibungen in einem zentralen Datenspeicher abzulegen.

4
Anerkennungs-
prozess/ -historie

Eine Anerkennungshistorie, die vergleichbaren Fällen anonymisiert dokumentiert, erleichtert die Arbeit bei neuen Anträgen. Die Historie soll hochschulübergreifend über eine Webinterface verfügbar sein und Best-Practice Workflows anbieten, die von den Fachexperten erarbeitet wurden. Sie hat einen Appellcharakter und dient als Unterstützung beim Entscheidungsprozess. Die konkrete fachliche Entscheidung verbleibt bei den Hochschulen. Studierende werden einfache Möglichkeiten zur Einsicht der Anerkennungshistorie des Systems haben, auch ohne Registrierung.

2.2
Dashboard

Im Dashboard werden weitere Online-Hilfsdienste ermöglicht. Hier können Studierende ihr persönliches Profil verwalten, Unterlagen auf PIM ablegen und die Datenschutz-Einstellungen einsehen.

5
Standard-Exporte

Zentraler Gedanke der Plattform ist, dass die vorhandenen Informationen nicht nur über eine Webapplikation betrachtet werden, sondern auch über Schnittstellen in Standardformaten wieder aus dem System ausgelesen werden. Individuelle und hochschulübergreifende Auswertungen/Verwendungen der Daten können so von den Hochschulen oder sonstigen Stellen, basierend auf einem verifizierten und harmonisierten Datensatz, ausgeführt werden. Die Hochschulen verfügen damit über die Möglichkeit, eigene, speziell für Ihre Anforderungen konzipierte Anerkennungsclients zu entwickeln und weiterhin von Funktionalitäten des zentralen System profitieren zu können.

6
Nutzung eID: eduGain Zugang

Ein Account wird dank der Anbindung an eduGain beim ersten Login generiert, wofür die Zugangsdaten der eigenen Hochschule ausreichen. Es entsteht ein höherer Nutzen, da der Schritt der Anlage eines Accounts mit separaten Zugangsdaten entfällt.

1.1
Steering the EMREX-Import

According to the first use case of the MVP, students can upload validated files on transfer credits onto the platform. They can grant access to the files to HEI staff and request recognition . This function will be possible even when PIM is not connected to a SIS system.

The HEI where the credits have been obtained and the institution that is to recognise credits must participate to the EMREX network, as a precondition.

1.2
Recognition workflow

The workflow builds on the transfer functionalities in order to allow students and HEI staff to carry out three main steps electronically:

  • request for recognition by the students
  • processing the request and making adjustments, by the HEIs
  • decision- making on the recognition

HEI staff get access to the requests within a service area assigned to their HEI. After the accomplishment of the MVP, this area will be interconnected to the module database and to the database of previous recognitions. Nevertheless, implementation and usage is possible without these connections.

This case enables parts of the use case “HEI place transfer”, a digital service to be enabled by the XHochschule within the framework of the OZG standardisation.

1.3
Import of recognition data in SIS

The recognised credits (from use case 1.2) will be transferred either via web service, or via SIS-interface to the exam database of the HEI. The goal is to allow for a seamless import starting at the exporting HEI, through the recognition process in PIM and ending with saving the data in the importing SIS.

2.1
EMREX-Export from SIS

Transfer credits can be exported from SIS through the EMREX data exchange network to PIM. The data will be transferred in the standardised format ELMO and will include the signature of the issuing HEI. In a first step, transfer credits of single courses will be exported. On middle term, the same will apply to credentials.

Thanks to the EMREX-standard, transfer credits can be transmitted to the platform as well as to HEIs having the corresponding interface installed.

3
Central module database

The module database supports the recognition process and the exchange of information on degree programs between HEIs. It offers orientation to students in choosing a HEI and in planning a study abroad.

The HEIs can send and update the corresponding data via interfaces between their SIS and PIM. A condition is however the existence of structured module and degree program data. If the data cannot be transferred automatically, the HEIs can regularly deposit the module descriptions to a central storage space.

4
Recognition process and database of previous recognitions

A database of previous recognitions, containing comparable cases in an anonymised format, eases considerably the processing of new requests. It shall be widely accessible via web service and will offer Best Practice workflows, conceived by experts. The database should serve for orientation and for support in the decision processes. The specific expert decisions remain under the authority of the HEIs. Students will be offered a user-friendly possibility to view database content, even without a registration.

2.2
Dashboard

The dashboard offers further auxiliary services for users. Here, students can manage data from their personal profile, upload documents and view the data protection settings.

5
Standard exports

A cornerstone principle of the platform is that the information can not only be viewed in a web application, but it can also be extracted through interfaces in standard formats. Consequently, either HEIs or any other institutions can use or reprocess data based on verified and harmonized data sets. HEIs can develop customized clients and at the same time can take advantage of the central standard functions of the system.

6
eID usage: eduGain access

Due to the eduGain integration, users log in with the credentials of their HEI account. Their PIM account is generated upon the first login and no extra work for creating and managing a separate account is needed.