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Platform for International Student Mobility

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About PIM

PIM offers higher education institutions (HEI)  and students a platform for inter*national student mobility. Funded by the Federal Ministry for Education and Research, the platform is being developed as a cooperation between several higher education institutions.

An important PIM goal is to provide HEIs with  practical solutions for implementing the requirements of the Law for Digital Access (Onlinezugangsgesetz, OZG) and of the Erasmus Chart for Higher Education (ECHE).

PIM is built on EU standards, main ones being EMREX/ELMO for course achievements and EDCI for the exchange of module information. The integration of EWP processes and especially of the Learning Agreement is in scope as well.

The PIM brochure provides further information:

Show brochure

What’s in it for HEIs?

  • digital procedure for the recognition of transfer credits
  • optional: the connection to own SIS, for an automatic data transfer
  • using PIM reduces the effort for developing internal, HEIs specific solutions
  • HEIs have sovereignty over the process and its outcomes
  • interoperability: the connection and interplay of several systems and digital applications (SIS, PIM, further international platforms)

What’s in it for students

  • central access to all recognition procedures
  • one-time storage of own data and documents
  • independent data administration and control over processes
  • immediate delivery of the documents to the HEIs

Added-value, in general:

  • complete set of documents necessary for recognitions
  • common database of previous recognitions, for all HEIs connected to PIM
  • transparency of the processing status
  • digital credentials
  • reduction of processing time and effort
PIM Minimum Viable Product

The PIM project has started in May 2020. The goal of the Minimum Viable Product (MVP), that will be accomplished by May 2021, is to enable the digital recognition of transfer credits.

PIM in 10 minutes
IT Architecture

Here you can see the detailed architecture.

Milestones
Use Cases

The MVP is broken down into the following Use Cases:

Steering the EMREX-Import
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Recognition workflow
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Import of recognition data in SIS
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EMREX-Export from SIS
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Data cockpit
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Central module database
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Recognition process and database of previous recognitions
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Standard exports
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eID usage
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Data safe integration
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Partner Higher Education Institutions
  • RWTH Aachen
  • TU Berlin
  • FH Bielefeld
  • TU Darmstadt
  • FH Dortmund
  • Uni Göttingen
  • PH Ludwigsburg
  • Uni Köln
  • TH Lübeck
  • TU München
  • Uni Potsdam

PIM and the Digitalisation

A successful implementation can only be reached by closely networking with further national and international partners.

National level

  • XHochschule: the common goal is the implementation of the OnlineZugangsGesetz (OZG) in the area of higher education
  • DAAD – connection through partner projects:
      • International Mobility and Cooperation Digital (IMKD)
      • myGuide
      • Digital Campus
  • SfH, Stiftung für Hochschulzulassung – Foundation for Academic Admissions
  • Bundesdruckerei BDR
  • Student Information System providers such as HISinOne, HIS-GX, CampusOnline, FlexNow, CampusNet
  • International Offices

International level

Further platforms for international student mobility:

Presentations

Presentations about PIM with the occasion of different events are accessible as well:

Glossary

  • EBSI – European Blockchain Services Infrastructure
  • EDCI – Europass Digital Credentials Infrastructure
  • eIDAS – Electronic Identification, Authentication and Trust Services
  • EMREX – network for data exchange
  • ELMO – data format in the EMREX-network
  • ESCI – European Student Card Initiative
  • ESSIF – The European Self-Sovereign Identity Framework
  • EWP – Erasmus Without Paper
  • MVP – Minimum Viable Product
  • OLA – Online Learning Agreement
  • OZG – Law for online access to administration services

Newsletter

Contact

Gerald Lach
lach@math.tu-berlin.de

Wolfgang Radenbach
wolfgang.radenbach@uni-goettingen.de

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1.1
Steuerung des EMREX-Import

Mit dem ersten Use Case in der konkreten Umsetzung des PIM können Studierende validierte Unterlagen zu Studienleistungen auf die Plattform übertragen. Weiterhin können sie die Daten für zuständige Hochschulmitarbeitende zur Ansicht für eine Anerkennung freigeben, auch wenn eine Anbindung zu einem CaMS nocht nicht aktiviert wurde.

Die Bildungseinrichtungen, an denen die Leistungen erworben wurden und diejenigen, die Studienleistungen anerkennen sollen, müssen als Vorbedingung an dem internationalen EMREX-Netzwerk teilnehmen.

Die Daten können als Grundlage für einen Anerkennungsworkflow (Use Case 1.2) dienen.

1.2
Anerkennungs-
workflow

Aufbauend auf die Übertragungsfunktionen wird ein Workflow umgesetzt, mit dem Studierende und Hochschulmitarbeitende drei Hauptschritte elektronisch vornehmen können:

– Beantragung der Anerkennung durch den Studierenden

– Bearbeitung des Antrags durch die Hochschulen und Anpassungen bei Bedarf

– Entscheidung über die Anerkennung

Hochschulmitarbeitende erhalten in einem jeweils hochschuleigenen Servicebereich innerhalb von PIM Zugriff auf die Daten, für deren Bearbeitung sie zuständig sind. Hierbei kann nach Fertigstellung des MVP auf die Modulinformationen und auf die Anerkennungshistorie zugegriffen werden. Die Implementierung und Nutzung ist bereits ohne diese Verknüpfung möglich.

Dieser Use Case implementiert Teile des Use Case “Studienplatzwechsel”, eine Leika-Leistung im Rahmen der xHochschule-OZG-Standardisierung.

1.3
Anerkennungs-
import in CaMS

Die anerkannten Leistungen (Use Case 1.2) werden elektronisch über einen Webservice oder über eine CaMS-Schnittstelle in die Prüfungsdatenbank der jeweiligen Hochschule übertragen. Ziel ist ein reibungsloser automatischer Import, beginnend bei der exportierenden Hochschule, über den Anerkennungsprozess in PIM, bis zur Ablage im importierenden CaMS.

2.1
EMREX-Export aus CaMS

Studienleistungen können aus dem CaMS über das Datenaustauschnetzwerk EMREX in PIM exportiert werden. Die Daten werden in das standardisierte Format ELMO übertragen und signiert. Zunächst werden Nachweise einzelner Leistungen exportierbar sein, perspektivisch auch Zeugnisse.

Mit dem EMREX-Standard sind Studienleistungen von Studierenden sowohl in das Gesamtsystem übertragbar, als auch zu anderen Hochschulen, die über die entsprechende Importschnittstelle verfügen.

2.2
Daten-
cockpit

PIM kann für eine zentrale Steuerung der Zugriffsrechte genutzt werden, beispielsweise als Artefaktespeicher für Zeugnisse. Absolventen können ihr Zeugnis als Artefakt in PIM ablegen und es von dort aus weiteren Bildungseinrichtungen zur Verfügung stellen.

Hierdurch wird insbesondere eine Anschlussfähigkeit an den im xHochschule-OZG-Kontext priorisierten Anwendungsfall “Digitales Zeugnis” erschaffen.

3
Zentrale Modul-
datenbank

Die Moduldatenbank unterstützt den Anerkennungsprozess und den Austausch von Studiengangsinformationen zwischen Hochschulen. Für Studierende bietet sie Orientierung bei der Hochschulwahl und bei der Planung eines Auslandsaufenthaltes.

Die Hochschulen können über Schnittstellen zwischen ihrem CaMS und PIM automatisiert alle nötigen Informationen bereitstellen und aktualisieren, wenn diese elektronisch und in einem strukturierten Format vorliegen. Sofern die Studiengangsinformationen noch nicht automatisch übertragen werden können, besteht für die Hochschule die Möglichkeit, regelmäßig ihre Modulbeschreibungen in einem zentralen Datenspeicher abzulegen.

4
Anerkennungs-
prozess/ -historie

Eine Anerkennungshistorie, die vergleichbaren Fällen anonymisiert dokumentiert, erleichtert die Arbeit bei neuen Anträgen. Die Historie soll hochschulübergreifend über eine Webinterface verfügbar sein und Best-Practice Workflows anbieten, die von den Fachexperten erarbeitet wurden. Sie hat einen Appellcharakter und dient als Unterstützung beim Entscheidungsprozess. Die konkrete fachliche Entscheidung verbleibt bei den Hochschulen. Studierende werden einfache Möglichkeiten zur Einsicht der Anerkennungshistorie des Systems haben, auch ohne Registrierung.

5
Standard-Exporte

Zentraler Gedanke der Plattform ist, dass die vorhandenen Informationen nicht nur über eine Webapplikation betrachtet werden, sondern auch über Schnittstellen in Standardformaten wieder aus dem System ausgelesen werden. Individuelle und hochschulübergreifende Auswertungen/Verwendungen der Daten können so von den Hochschulen oder sonstigen Stellen, basierend auf einem verifizierten und harmonisierten Datensatz, ausgeführt werden. Die Hochschulen verfügen damit über die Möglichkeit, eigene, speziell für Ihre Anforderungen konzipierte Anerkennungsclients zu entwickeln und weiterhin von Funktionalitäten des zentralen System profitieren zu können.

6
Nutzung eID

Grundlegende Funktionsmöglichkeiten eines einheitlichen elektronischen ID’s wie Authentifizierung und automatische Datenübernahme werden integriert. Insbesondere bei der Bewerbung und bei der Immatrikulation an deutschen Hochschulen könnte die automatische Bereitstellung relevanten Daten die manuellen Angaben eliminieren und somit einen großen Mehrwert darstellen. Die Einbeziehung bzw. Übernahme weiterer Authentifizierungsmöglichkeiten (Bürgerkonto, MyAcademicID, eID) wird perspektivisch berücksichtigt.

7
Integration Datensafe

Artefakte und weitere Dokumente (Hochschulzugangsberechtigung, Transcript of Records, Sprachzeugnisse) sollen den Nutzern über die PIM-Plattform den Hochschulen bereitgestellt oder durch die Nutzer hochgeladen werden. Perspektivisch sollen hier Funktionalitäten eines übergreifenden OZG-Bürgerkontos eingebunden werden.

1.1
Steering the EMREX-Import

According to the first use case of the MVP, students can upload validated files on transfer credits onto the platform. They can grant access to the files to HEI staff and request recognition . This function will be possible even when PIM is not connected to a SIS system.

The HEI where the credits have been obtained and the institution that is to recognise credits must participate to the EMREX network, as a precondition.

1.2
Recognition workflow

The workflow builds on the transfer functionalities in order to allow students and HEI staff to carry out three main steps electronically:

  • request for recognition by the students
  • processing the request and making adjustments, by the HEIs
  • decision- making on the recognition

HEI staff get access to the requests within a service area assigned to their HEI. After the accomplishment of the MVP, this area will be interconnected to the module database and to the database of previous recognitions. Nevertheless, implementation and usage is possible without these connections.

This case enables parts of the use case “HEI place transfer”, a digital service to be enabled by the XHochschule within the framework of the OZG standardisation.

1.3
Import of recognition data in SIS

The recognised credits (from use case 1.2) will be transferred either via web service, or via SIS-interface to the exam database of the HEI. The goal is to allow for a seamless import starting at the exporting HEI, through the recognition process in PIM and ending with saving the data in the importing SIS.

2.1
EMREX-Export from SIS

Transfer credits can be exported from SIS through the EMREX data exchange network to PIM. The data will be transferred in the standardised format ELMO and will include the signature of the issuing HEI. In a first step, transfer credits of single courses will be exported. On middle term, the same will apply to credentials.

Thanks to the EMREX-standard, transfer credits can be transmitted to the platform as well as to HEIs having the corresponding interface installed.

2.2
Data cockpit

PIM can be used for managing access rights in a centralised way, for example as storage space for credentials. Graduate students can save credentials in PIM and from here, grant access to a chosen HEI.

This way, a connection to the use case “digital credential”, a priority of the XHochschule in the OZG context, is established.

3
Central module database

The module database supports the recognition process and the exchange of information on degree programs between HEIs. It offers orientation to students in choosing a HEI and in planning a study abroad.

The HEIs can send and update the corresponding data via interfaces between their SIS and PIM. A condition is however the existence of structured module and degree program data. If the data cannot be transferred automatically, the HEIs can regularly deposit the module descriptions to a central storage space.

4
Recognition process and database of previous recognitions

A database of previous recognitions, containing comparable cases in an anonymised format, eases considerably the processing of new requests. It shall be widely accessible via web service and will offer Best Practice workflows, conceived by experts. The database should serve for orientation and for support in the decision processes. The specific expert decisions remain under the authority of the HEIs. Students will be offered a user-friendly possibility to view database content, even without a registration.

5
Standard exports

A cornerstone principle of the platform is that the information can not only be viewed in a web application, but it can also be extracted through interfaces in standard formats. Consequently, either HEIs or any other institutions can use or reprocess data based on verified and harmonized data sets. HEIs can develop customized clients and at the same time can take advantage of the central standard functions of the system.

6
eID usage

The basic functions of a unified electronic ID, such as authentication and automatic data copying will be integrated to the platform. Especially in the case of application processes and upon matriculation at German HEIs, the automatic access tothe relevant data can eliminate manual entries and therefore be particularly valuable. In the mid- and long term, further authentication options (Bürgerkonto – citizen account, MyAcademicID, eID) will be included or integrated.

7
Data safe integration

Artefacts and further documents (university entrance qualification, Transcript of Records, language certificates) will be uploaded by the users and will be made accessible to HEIs via the PIM platform. In a long term perspective, the goal is to integrate the functionalities of a general OZG-Bürgerkonto (citizen account).